Audit

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Du sollst als Fachexperte oder Fachexpertin ein Projekt, Produkt oder Prozess auditieren? Du bist erfahren im Audit von Managementsystemen oder von Lieferanten deiner Firma? Ob am Anfang oder bereits fortgeschritten im Auditwesen, wir versprechen dir mit unserem leichtverständlichen und strukturierten Ansatz, die Effizienz deines nächsten Audits noch zu erhöhen!

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Der Begriff Audit leitet sich vom lateinischen Wort “audire” ab und bedeutet “hören”. Audit ist eine Überprüfung, bei der die Erfüllung der externen Gesetze, Richtlinien, Konzernvorgaben (inkl. Prozesse, Aktivitäten, Ergebnisse), Normen und Standards kontrolliert wird. Bei einem Audit wird verglichen, ob der Ist-Zustand dem geplanten Soll-Zustand entspricht. Entdeckte Abweichungen führen zu Verbesserungsmassnahmen.

Es gibt grundsätzlich drei Typen von Audits:
Interne Audits: First-Party-Audits (z.B. Projektaudit)
Externe Audits: Second-Party-Audits (z.B. Lieferantenaudits), Third-Party-Audits (z.B. Zertifizierungsaudits)

Audits können praktisch überall eingesetzt werden, hier ist eine Übersicht über die gängigsten Anwendungsgebiete:

Ziel:

  • Überprüfung des aktuellen Zustandes eines Prozesses, Produktes, Projektes, Managementsystems oder eines Lieferanten und deren kontinuierliche Verbesserung

Nutzen:

  • Schafft Transparenz, indem der aktuelle IST-Zustand geprüft wird
  • Ermöglicht das Aufdecken von Fehlern, Nichtkonformitäten und Schwachstellen
  • Ermittlung von Fehlerursachen
  • Aufspüren von Verbesserungspotential, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter*innen bzgl. des auditierten Themas
  • Die Befragten müssen je nach auditierten Bereich Prozess-, Produkt oder Projektkenntnisse besitzen
  • Die auditdurchführende Person sollte die entsprechenden Gesetztes- und Normkenntnisse besitzen, welche für das Audit relevant sind
  • Die auditdurchführende Person sollte eine entsprechende Auditorenausbildung haben
  • Die auditdurchführende Person sollte, soweit wie möglich, unabhängig sein
  • Ein Audit hat einen Stichprobencharakter, daher können mögliche Schwachstellen unentdeckt bleiben oder man tendiert dazu, gefundene Fehler überzubewerten

Ein Audit ist mit Aufwand verbunden, daher sollte eine Nutzen-/Risikoabwägung zu Beginn gemacht werden, ob das Audit wirklich einen Mehrwert liefert (gilt nur für Audits, über welche man selbst bestimmen kann). Um ein Audit durchzuführen, sollte also mindestens einer der folgenden Gründe vorliegen:

  • Abweichung: Befunde, Beanstandungen oder Reklamationen
  • grössere Veränderungen: neue Prozesse, neue Tools, neues Personal, neue Führung oder ein Standortwechsel
  • Ereignisse: besondere Aktualitäten, grosse Probleme oder genereller Audit-Auftrag (IKS oder für Rezertifizierung des Managementsystems)
  • Aufforderung durch Dritte: Behörden, Zertifizierungsstellen oder Kunden
  • Monitoring: Verschlechterung von Kennzahlen (KPI und PPI)
  • Kontinuierliche Verbesserung: Transparenz schaffen oder Anstreben von Optimierungen

Ein Audit lässt sich allgemein in drei Phasen einteilen: Planung, Durchführung und Nachverfolgung. Jede dieser drei Phasen, kann je nach Auditorenteam, Organisation und Zweck des Audits unterschiedlich festgelegt werden, aber grundsätzlich sehen sie, wie folgt aus:

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